1. Introdução à reunião.
   Boas-vindas. Desculpas dos membros não assistentes à reunião
   Discussão e aprovação da agenda
   Leitura e aprovação do relatório da VIII Reunião de San Juan, 2002
   
   
2. Revisão dos acordos da reunião de Porto Rico
   
   
3. Informes de atividades (por país) seguindo o formulário distribuído
   
   
4. Revisão dos acordos de P. Rico: tabela de matérias e de Bases de Dados
   
   
5. Metodologia para a valoração de revistas eletrônicas
   
   
6. Catálogo impresso ou em CD-ROM: discussão de viabilidade
   
   
7. Web Site:
   7.1 Módulo de editores
   7.2 Interface e recuperação da informação
   7.3 Transferências massivas versus atualização on-line
   
   
8. Sustentabilidade do Latindex
   8.1 Projeto OEA
   8.2 Outras fontes de financiamento
   
   
9. Preservação do conhecimento (longterm archiving). Proposta de enquete
   
   
10. Acordos alcançados na IX Reunião e Relatório
    

 Relatório

Atividades prévias à reunião técnica do Latindex

Ainda que formalmente a reunião específica do Latindex se inicia na segunda-feira dia 6, a sexta-feira dia 3 de outubro teve pela manhã uma reunião específica para debater diversas possibilidades em torno à organização de Oficinas Regionais especialmente dirigidos a editores científicos com o apoio financeiro da OEA. Esta reunião iniciou com a saudação e com as palavras de boas-vindas da Dra. Carmen Vidal, Diretora do CINDOC. Nesta reunião se trataram os seguintes pontos: conteúdo das oficinas, realização de oficinas virtuais e criação de novos produtos. Este foi um avanço sobre o tema que logo voltou a tratar-se no dia 7, com a assistência de todos os participantes.

Desde modo, o dia 3 de outubro pela tarde teve lugar na sede da Biblioteca Nacional uma reunião conjunta ISSN-LATINDEX que se celebrou aproveitando a conjuntura da realização esses dias em Madri da reunião anual do ISSN, com a presença de numerosos diretores de centros ISSN de todas as partes do Mundo. Foi uma ocasião privilegiada na qual se pôde fazer uma apresentação a todos os assistentes do sistema Latindex e seus produtos, que foi seguido de um animado debate em torno aos objetivos do Latindex assim como em torno aos objetivos comuns e a uma interessante e produtiva cooperação entre ambos os sistemas já desde bastante tempo.

Reunião técnica do Latindex

Iniciou-se a sessão com umas palavras de boas-vindas por parte de Ana María Cetto e de Cecilia Mabragaña, a qual dirigiu as sessões ao largo de toda a reunião.

Em continuação, se passou a expor os motivos pelos quais os representantes da Bolívia, Colômbia, Cuba, Equador e Nicarágua não puderam assistir à reunião.

Aprovou-se a agenda da reunião, incluindo nas sessões do segundo dia a reserva de um espaço para discutir sobre a oficina para editores que se realizará neste ano com fundos da OEA.

Aprovou-se o informe de Relatoria correspondente à VIII Reunião técnica do Latindex celebrada em San Juan de Porto Rico no ano de 2002.

Realizou-se a revisão dos acordos tomados na VIII reunião do Latindex que ainda estão pendentes. Registram-se abaixo os acordos ainda não cumpridos:

Acordo 2: Apresentar um informe sobre o Latindex na próxima reunião da IFLA: pretende-se fazer a apresentação na reunião de Agosto de 2004.

Acordo 4: Ampliar o guia sobre o procedimento para que um país ou instituição possa incorporar-se ao Latindex: Concorda-se melhorar a informação que se oferece no web site do Latindex.

Acordo 7: Separar os temas gerais: Em Medicina isso ainda não foi feito. Será abordado pela comissão de temas (Carmen Urdin, Mariano Maura, Marcela Aguirre e Gabriela Lopes).

Acordo 10: Criar um grupo de trabalho sobre Bases de Dados que revise o atual prospecto. Criou-se uma comissão nesta reunião que se ocupará do tema.

Acordo 11: Incluir no web site do Latindex uma nota sobre como referir as revistas sua presença no Catálogo e incluir a referência em suas páginas de crédito. Este acordo permanece sem especificar como será resolvido.

Acordo 16: Encarregar a DGSCA de preparar uma lista (por país) das revistas que não têm ISSN para enviá-las ao escritório Internacional do ISSN em Paris.

Acordo 18: Solicitar à ISSN a renovação da licença de acesso ao ISSN on-line. A este respeito se assinala que os países candidatos terão que fazer o requerimento. Sugere-se redatar uma carta similar à anterior que apóie a relação da instituição com o ISSN de cada país.

Acordo 21: Incluir no web site do Latindex um convite aos editores para que tramitem o ISSN de suas revistas. Toma-se nota e se fará em breve.

Acordo 22: Convidar Carol Priestley, diretora do INASP, como "observadora convidada" na próxima reunião do Latindex. Toma-se nota para a próxima reunião.

Acordo 26: Que cada país sócio solicite aos editores das revistas que estão no Catálogo que em seus web sites criem um link para o Latindex. Toma-se nota.

Acordo 28: A comissão sobre a revisão de temas deverá identificar a forma de incorporar ao Diretório a etiqueta 653 (Palavras-chave) além da 650 (temas). Este tema se abordará, para resolvê-lo, no ponto seguinte da Ordem do Dia.

Informes Nacionais

Em lugar do informe por países que estava previsto na agenda, passou-se a analisar como exemplo um dos formulários enviados para este ponto a todos os países. Ressaltou-se desde o princípio a importância de que todos os países executem o mesmo questionário pois isso permitirá ter uma visão global e equivalente do desenvolvimento do Latindex e de cada um dos produtos. Além disso, isso permitirá no próximo outono elaborar uma comunicação com dados reais para se apresentar no congresso do IFLA 2004 que será no próximo mês de agosto. Isso estabelece exigências; primeiro, de esclarecimento, segundo, de calendário, com datas precisas. Insiste-se na importância do fórum que é a IFLA e de que não se pode perder essa oportunidade. Se introduzem algumas explicações e também algumas mudanças no questionário.

Em continuação se enumeram os acordos tomados:

1. Incorporar datos sobre el personal que se dedica a Latindex a tiempo parcial.
   
2. Manter no Diretório as revistas inativas.
   
3. Trocar o termo "baixas" pela expressão "não vigentes".
   
4. O informe deve proporcionar dados globais e parciais, isto é, os dados acumulativos e os dados que correspondam ao período concreto objetivo do informe anual.
   
5. Na relação com o Catálogo, decide-se agrupar os dados "históricos" ou acumulativos para as seguintes epígrafes / títulos: Número total de títulos analisados, Número total de revistas incluídas no Catálogo e Número total de revistas que não cumpriram os requisitos mínimos. Os seguintes rubros serão considerados para o período coberto pelo informe (último ano): número total de títulos analisados, número total de altas, número total de modificações e número total de revistas não vigentes. Os dados históricos aparecerão em negrito e os do ano em curso em cursiva.
   
6. Solicita-se à DGSCA, UNAM (México) que o sistema de trabalho permita levar uma contabilidade autônoma desde cada centro de provisão do que se tem feito ao longo do ano. Isto agora não é possível. Isto permitirá tirar os dados de Julho a Julho e não por anos naturais como agora.
   
7. Desenvolver um mecanismo para a busca em texto livre a partir dos títulos das revistas, que complemente e enriqueça as possibilidades de busca temática possível hoje a partir do prospecto de temas.
   
8. A comissão de temas estará composta por Carmen Urdin (CyT), Susana Maggioli (CyT), Adelaida Román e Mariano Maura (C. Sociais e Humanidades) Manuela Vázquez e Isabel Recavarren (Medicina), Saray Córdoba (Educação) e Gabriela Lopes (Ciências Puras) y será coordenada por Mariano Maura. A comissão de temas deverá ter caráter permanente (seu funcionamento) e fazer o seguimento dos desenvolvimentos temáticos necessários, reservando-lhe um espaço em todas as reuniões anuais.
   
9. Necessita-se realizar um trabalho no prospecto de temas que por uma parte mantenha as categorias gerais, adequando-as no possível ao modelo de Frascati e suprima outros, especialmente aquelas com mais quantidade de revistas (se explicita o caso das Ciências da Educação e da História). Ter prevista a incorporação de possíveis temas emergentes. Limitar o número de termos do prospecto. Marcela Aguirre enviará o progresso do projeto de grandes disciplinas do CONICYT, para partir dele.
   
10. Confirma-se a conveniência de incluir, ao módulo de administração do Catálogo, todas as revistas que se avaliem para que possam logo aparecer em "não qualificadas" e poder conhecer o total de revistas analisadas e a porcentagem delas que não qualificaram.
    
11. Na seção do Questionário relativo à difusão do Latindex, ter em conta que os investigadores / professores estão incluídos na epígrafe "editores". Devem-se fazer constar tanto as publicações sobre Latindex como os foros, reuniões internacionais, congressos, etc., nos que têm apresentado os produtos ou trabalhos Latindex.
    
12. Cria-se uma comissão permanente que realizará a revisão e compilação das bases de dados internacionais. Estará formada por: Manuela Vásquez, Cecilia Mabragaña, Octavio Alonso, Isabel Recavarren e Jesús Jurado.
    
13. Em relação ao prospecto das Bases de Dados se decide o seguinte: Suprimir Diretórios e repertórios; cada país deve decidir que bases de dados nacionais deverão estar incluídas; suprimir o Bulletin Signalétique (já não mais editada); desenvolver as siglas, acrescentar SciELO; elaborar um documento anexo com a descrição de cada uma das Bases de Dados; incluir links a partir do Latindex àquelas Bases de Dados com as quais haja acordo para que nos facilitem listas atualizadas das revistas que recolhem.
    
14. Enviar-se-á aos centros de provisão, com prazo de resposta, uma nova versão modificada do questionário que deverá ser executado de novo tendo em conta o combinado nesta reunião.

Metodologia para a valoração das revistas eletrônicas

Esclarece-se que o Índice de Recursos Eletrônicos recolhe de maneira automática as revistas que têm a URL no campo 856 do Diretório. Hoje alguns dos endereços URL que não levam a conectar com o texto completo das revistas, mas a outras informações do editor, sumários, etc. Isto convém corrigir. O Índice não é seletivo, mas somente deve recolher endereços que levem aos textos completos das revistas.

Trata-se amplamente sobre os critérios que deverão definir-se para qualificar as revistas no formato eletrônico e incluí-las no Catálogo. Finalmente se chega aos seguintes acordos:

15. Manter-se-ão as versões impressa e eletrônica da mesma revista. Isto é, se farão dois registros diferentes.
    
16. Ajustar-se-ão os 33 critérios definidos para adequá-los às revistas eletrônicas.
    
17. Definem-se como características básicas as seguintes:
    A entidade editora, de toda solvência, deve aparecer na homepage com seu correio eletrônico.
    Um ano mínimo de existência (ou as três primeiras edições, se é anual)
    Ao menos 40% do conteúdo deve ser de interesse científico ou técnico Identificação dos autores (Nome e Sobrenome) Referência do Diretor ou responsável científico URL da revista.
    
18. Definem-se como características relativas à apresentação, especificamente para revistas eletrônicas, as seguintes:
    Navegação e funcionalidade
    Declaração de periodicidade ou em caso de periodicidade continuada, número mínimo de trabalhos publicados por ano
    Link / Acesso aos artigos publicados em números anteriores
    Timbre bibliográfico ao início do artigo
    Sumário da última entrega assim como os de números anteriores
    Afiliação dos autores e endereço eletrônico dos mesmos
    Data de recepção e aceitação dos originais
    
19. Definem-se como características de gestão e política editorial as mesmas que estão definidas para as revistas convencionais.
    
20. Definem-se como características relativas aos conteúdos ara as revistas eletrônicas, além dos critérios aprovados para as revistas convencionais, os seguintes específicos:
    
    Meta etiquetas Dublín Core na página de apresentação da revista (código fonte) Presença / disponibilidade de alguma ferramenta de busca Serviços de valor agregado (alertas, fóruns, guias de conexões, etc.)
    
    
21. No total para as revistas eletrônicas se têm definido 33 características ou critérios de qualidade editorial. As condições para qualificação no catálogo são as mesmas que das revistas convencionais: cumprir um mínimo de 25 características, incluídas as 6 básicas.
    
22. Decide-se fazer uma prova-piloto para comprovar a validade dos critérios concordados. Esta prova deverá ser realizada por cada país com um número de 5/10 revistas de disciplinas variadas. Analisar-se-ão somente para esta prova as que não têm versão impressa. Esta prova deveria estar finalizada e seus resultados disponíveis em Janeiro. Os resultados desta prova terão de ser remetidos à comissão de revistas eletrônicas.
    
23. Cria-se uma comissão para as revistas eletrônicas formada por Cecilia Mabragaña, Susana Maggioli, Adelaida Román, Jesús Jurado e Marcela Aguirre. A comissão deverá propor notas de alcance para aclarar a aplicação dos novos critérios definidos para as revistas eletrônicas.
    
24. À vista dos resultados da prova, a comissão deverá propor modificações ou ratificar os critérios definidos.
    
    
Projeto OES. Edição de um CD ROM Latindex. Oficinas para editores científicos
Octavio Alonso informa que em Dezembro de 2004 finalizará o Projeto OEA atualmente em vigor. Este projeto somente inclui seis países e não há possibilidade de estender seus efeitos aos novos países incorporados à Latindex posteriores à sua aprovação. Em 2004 existe a possibilidade de apresentar uma extensão, mas incorporando projetos novos, originais e inovadores.

Propõe-se uma comissão ou grupo de trabalho que elabore uma proposta de desenvolvimento do Latindex para apresentar à OEA. Abre-se um turno de propostas e aparecem diversas idéias que a comissão específica deverá trabalhar. Mais adiante, Cecilia Mabragaña e Octavio Alonso são mencionados como grupo de trabalho ante o projeto OEA.


Octavio declara que existem, neste momento, dois compromissos firmes com a OEA: 1. A gravação de um CD com o Catálogo Latindex (para o qual se conta com US$ 7.000,00 a serem executados ao largo de 2004). 2. Uma oficina (ou mais) para editores científicos (para o qual se conta com US$14.000,00 a serem executados ao mais tardar em março/abril de 2004).


O Catálogo Latindex em CD-ROM


O CD deverá estar pronto em 2004 e como data-limite sem possibilidade de prorrogação, deve estar nas ruas para dezembro de 2004. Se não estiver nesta data, o dinheiro será perdido.

Concorda-se que a DGSCA da UNAM elabore o CD e que a venda seja feita nas instituições membros do Latindex. Seria muito interessante que possa estar disponível para a IFLA 2004. Os que não fossem vendidos neste congresso seriam entregues aos sócios para venda. Os benefícios se distribuiriam entre todos os sócios que contribuíram com informações.


Acordos


É dada a idéia de tentar conseguir um copyright internacional (WIPO) para o Latindex. Cecilia Mabragaña compromete-se a informar-se sobre este assunto.

Os países devem fazer esforços para incorporar revistas ao Catálogo, já que, até o presente, no Catálogo somente há revistas de 10 países.

Em relação à elaboração do CD, o último prazo para a atualização do Catálogo é o final de março de 2004. Esta data-limite é necessária para chegar com o CD ao Congresso do IFLA.
Oficina para Editores
Para a Oficina de editores há disponível US$14.000,00. Podem ser realizados dois cursos para 20/40 editores em cada um, ou bem, preparar uma oficina para especialistas que sirva para formar instrutores que possam logo desenvolver as oficinas em cada país. Se poderia pensar em cursos virtuais. Para este tema também deveria se formar um grupo de trabalho. Cecilia Mabragaña informa que o CAICYT oferecerá em Valparaíso uma oficina em Janeiro de 2004. Por sua parte, Sueli Maffia comunica que o IBICT tem um software para administrar "Ciência da Informação" que é livre e pode ser utilizada.
 Acordos:



Aplicar o curso do CAICYT como ponto de partida. A proposta concordada inclui os seguintes pontos:
a. a.Oferecer acesso ao módulo do curso CAICYT e enviar recomendações e comentários a Cecilia antes de finalizar Dezembro de 2003.
b. A Costa Rica o enriqueceria desde o ponto de vista pedagógico antes de março de 2003.
c. Cada país o colocaria em uma plataforma própria ou se colocaria na do Latindex para o poder usar em cada país
d. Cecilia e Octavio coordenariam o curso e o programa total
e. Os temas de direito de autor deverão adaptar-se à legislação de cada país
f. O módulo do CAICYT estaria disponível em meados de novembro
g. A solicitude de fundos para a aplicação da oficina deverá ser feita ao México dois meses antes do curso
A Costa Rica, a Colômbia e a Nicarágua têm manifestado interesse para oferecer o curso em seu país. O México fixará certas normas às quais deverão ater-se os países.
Módulo de editores na página do Latindex
Durante este ano tem funcionado um módulo desenhado ex profeso para que os editores atualizem os dados de seus registros, somente para o México. O resultado tem sido positivo. Se estabelece agora estender o uso deste módulo aos demais países.
O módulo de editores funciona somente para atualizar alguns campos dos registros do Diretório. A informação não se atualiza diretamente senão que deve ser validada pelo responsável da instituição ou centro de provisão. Este módulo pode também comunicar revistas de nova aparição. Mas no momento esta última função não foi posta a ponto.
Acordo:
Concorda-se que o módulo "contato com editores" esteja disponível para todos os países e a DGSCA, UNAM (México) compromete-se a estar disponível para todos os finais de Janeiro de 2004. A notícia será divulgada no setor de "Novidades" da homepage do Latindex.
Índice de recursos eletrônicos
Este produto, criado em 2002, alimenta-se de informação do Diretório de maneira automática, tomando a URL da revista em texto completo quando esta informação está presente. O Índice é, como o Diretório, de caráter não seletivo.
A URL que se faça constar deve remeter à página específica da revista disponível em texto completo, não à página editorial da revista, da universidade ou biblioteca relacionada.
Atualmente existem mescladas no Índice URL's que dirigem a outras informações editoriais, mas não ao texto completo.
Acordos:
Todos os países devem, no menor prazo possível, revisar seus registros a fim de assegurar que os endereços recolhidos no Índice dirijam exclusivamente aos textos completos das revistas.

Decide-se mudar o nome do campo "conexão" para "URL" (campo 856). O campo denominado até agora "URL" passará a ser intitulado "Conexão eletrônica parcial". Deve-se fazer constar ainda informações sobre a cobertura temporal, o tipo de acesso (livre ou restrito) e o formato de saída (PDF, HTML).
Sustentabilidade do Latindex
Aborda-se nesta epígrafe o futuro do Latindex e a necessidade de garanti-lo buscando para ele todos os apoios necessários. Fala-se da necessidade de buscar fontes alternativas de financiamento, assim como uma maior projeção internacional.
A partir desta perspectiva o congresso do IFLA em Agosto de 2004 oferece um inestimável cenário para dar difusão a nossos produtos e também para fazer contatos interessantes que abram portas a colaborações novas no futuro.
Neste sentido se fala da necessidade de reforçar nossos laços com algumas organizações e muito em particular com o INASP. É importante que não esqueçamos de convidar Carol Priestley à nossa próxima reunião anual.
É necessário que cada membro busque em seu país novas colaborações com organismos possam apoiar nosso projeto. Por outro lado, também é necessário pensar em projetos e produtos novos ou modificados e enriquecidos que possam ser ofertados e em seu caso financiados. A título de exemplo se menciona a criação de "espelhos" em alguns países, a incorporação ao Latindex de um módulo estatístico que permita aportar dados exploráveis, assim como enriquecer ao possível a hipertextualidade do sistema, etc.
Também é de suma importância conseguir que os países latino-americanos que ainda não estão presentes no Latindex se associem. A este respeito a Nicarágua está pensando em organizar uma reunião de organismos de Ciência e Tecnologia dos países da América Central, em outubro ou novembro próximos, no México. Também deveriam realizar-se gestões inclinadas a incorporar o Paraguai (único país da América do Sul que não está associado), assim como dar seguimento à Bolívia.
Preservação do Conhecimento
Octavio Alonso informa que no momento estão armazenadas e acessíveis para consulta no website do Latindex as atas das oito reuniões celebradas. Com isto se dá um bom respaldo documental à evolução do Sistema. Igualmente estão armazenados os respaldos tecnológicos e as bases de dados elaboradas. Marcela Aguirre adverte sobre a falta de segurança do site e solicita que os mecanismos para garantir melhor a segurança se incluam no projeto que se está preparando para a OEA, igual ao arquivo a longo prazo.
Enquete sobre os revisores / censores
Cecilia informa de uma iniciativa de muito interesse que se tem realizado em alguns países da Comunidade Européia, consistente em uma enquete dirigida aos editores científicos sobre os sistemas de avaliação por pares para a seleção de originais a publicar. A enquete foi aplicada na Europa pela ICSTI. Parece que foi traduzida e que será colocada à disposição do Latindex. A Argentina já a tem e a enviou aos editores tendo até o momento recebido bastantes respostas.
Acordo:
A Argentina vai colocar à disposição a enquete, a todos os países do Latindex, para que se envie a todos os editores, tenham eles ou não um sistema de revisores. Com isto se poderá obter informações muito interessantes e comparar as diferentes situações entre países.
Próxima reunião
Acordos:
A Costa Rica se oferece para organizar e acolher a próxima reunião (X) do Sistema Latindex, que será para o mês de Novembro de 2004.

O Uruguai se oferece para ser sede da reunião que será no ano de 2005.

Madrid, 31 de Outubro de 2003.

Relatores:

Mariano Maura
Isabel Recavarren
Saray Córdoba

Revisores:

Adelaida Román
Octavio Alonso
Marcela Aguirre
Ana María Cetto
Jesús Jurado

Fechar