1. Introducción a la reunión.
   Saludo de bienvenida. Excusas de los miembros no asistentes a la reunión
   Discusión y aprobación de la agenda
   Lectura y aprobación de la relatoría de la VIII Reunión de San Juan, 2002
   
   
2. Revisión de los acuerdos de la reunión de Puerto Rico
   
   
3. Informes de actividades ( por país) siguiendo el formulario distribuido
   
   
4. Revisión de los acuerdos de P. Rico: Tabla de materias y de Bases de Datos
   
   
5. Metodología para la valoración de revistas electrónicas
   
   
6. Catálogo impreso o en CD-ROM: discusión de viabilidad
   
   
7. Sitio web:
   7.1 Módulo de editores
   7.2 Interfase y recuperación de la información
   7.3 Transferencias masivas vs. actualización en línea
   
   
8. Sustentabilidad de Latindex
   8.1 Proyecto OEA
   8.2 Otras fuentes de financiamiento
   
   
9. Preservación del conocimiento ( longterm archiving). Propuesta de encuesta
   
   
10. Acuerdos alcanzados en la IX Reunión y Relatoría.
    

Relatoría

Actividades previas a la reunión técnica de Latindex

Aunque formalmente la reunión específica de Latindex se inicia el lunes 6, el viernes 3 de octubre tuvo lugar por la mañana una reunión específica para debatir diversas posibilidades en torno a la organización de Talleres Regionales especialmente dirigidos a editores científicos con el apoyo financiero de la OEA. Esta reunión inició con el saludo y las palabras de bienvenida de la Dª Carmen Vidal, Directora del CINDOC. En esta reunión se tocaron los siguientes puntos: contenido de los talleres, realización de talleres virtuales y creación de nuevos productos. Este fue un avance sobre el tema que luego volvió a tratarse el día 7, con la asistencia de todos los participantes.

Asimismo el día 3 de octubre por la tarde tuvo lugar en la sede de la Biblioteca Nacional, una reunión conjunta ISSN-LATINDEX que se celebró aprovechando la coyuntura de la realización esos días en Madrid de la reunión internacional anual de ISSN, con la presencia de numerosos directores de centros ISSN de todas partes del Mundo. Fue una ocasión privilegiada en la que pudo hacerse una presentación a todos los asistentes del sistema Latindex y sus productos, que fue seguido de un animado debate en torno a los objetivos de Latindex así como en torno a los objetivos comunes y a una interesante y productiva cooperación entre ambos sistemas desde hace ya bastante tiempo.

Reunión técnica de Latindex

Se inició la sesión con unas palabras de bienvenida por parte de Ana María Cetto y de Cecilia Mabragaña quien dirigió las sesiones a lo largo de toda la reunión.

A continuación se pasó a exponer los motivos por los cuales los representantes de Bolivia, Colombia, Cuba, Ecuador y Nicaragua no pudieron asistir a la reunión.

Se aprobó la agenda de la reunión, incluyendo en las sesiones del segundo día la reserva de un espacio para discutir sobre el taller para editores que se realizará en este año con fondos de la OEA.

Se aprobó el informe de Relatoría correspondiente a la VIII Reunión técnica de Latindex celebrada en San Juan de Puerto Rico en el año 2002.

Se realizó la revisión de los acuerdos tomados en la VIII reunión de Latindex que aún quedan pendientes. Se registra a continuación los acuerdos aún no cumplidos:

Acuerdo 2: Presentar un informe sobre Latindex en la próxima reunión de la IFLA : Se proyecta hacer la presentación en la reunión de Agosto 2004.

Acuerdo 4: Ampliar la guía sobre el procedimiento para que un país o institución pueda incorporarse a Latindex: Se acuerda mejorar la información que se ofrece en la página web de Latindex.

Acuerdo 7: Desglosar los temas generales: En Medicina esto no se ha hecho aún. Será abordado por la comisión de temas (Carmen Urdin, Mariano Maura, Marcela Aguirre y Gabriela Lopes)..

Acuerdo 10: Crear un grupo de trabajo sobre Bases de datos que revise el actual desplegable. Se creó una comisión en esta reunión que se ocupará del tema.

Acuerdo 11: Incluir en el sitio web de Latindex una nota sobre cómo citar las revistas su presencia en el Catálogo e incluir la referencia en sus páginas de crédito. Este acuerdo queda sin especificar cómo se resolverá.

Acuerdo 16: Encargar a la DGSCA que prepare una lista ( por país) de las revistas que no tienen ISSN para enviarlas a la oficina Internacional del ISSN en París

Acuerdo 18: Solicitar al ISSN renovación de la licencia de acceso al ISSN online. A este respecto se señala que los países candidatos tendrán qué hacer la petición. Se sugiere redactar una carta similar a la anterior que apoye la relación de la institución con el ISSN de cada país.

Acuerdo 21: Incluir en el sitio web de Latindex una invitación a los editores para que tramiten el ISSN de sus revistas. Se toma nota y se hará en breve.

Acuerdo 22: Invitar a Carol Priestley, directora de INASP, como “observadora invitada” en la próxima reunión de Latindex. Se toma nota para la próxima reunión.

Acuerdo 26: Que cada país socio solicite a los editores de las revistas que están en el Catálogo que en sus sitios web hagan un enlace a Latindex. Se toma nota.

Acuerdo 28: La comisión sobre revisión de temas deberá identificar la forma de incorporar al Directorio la etiqueta 653 (Palabras clave) además de la 650 (temas). Este tema se abordará para resolverlo en el siguiente punto del Orden del Día.

Informes nacionales

En lugar del informe por países que estaba previsto en la agenda, se pasó a analizar a modo de ejemplo uno de los formularios enviados para este punto a todos los países. Se resaltó desde el principio la importancia de cumplimentar todos los países el mismo cuestionario pues eso permitirá tener una visión global y equivalente del desarrollo de Latindex y de cada uno de los productos. Además eso permitirá en el próximo otoño elaborar una comunicación con datos reales para presentar en el congreso de IFLA 2004 que se celebrará en agosto próximo. Eso plantea exigencias primero de clarificación, segundo de calendario con fechas precisas. Se insiste en la importancia del foro que es IFLA y de que no se puede perder esa oportunidad. Se introducen algunas aclaraciones y también algunos cambios en el cuestionario.

Se enumeran a continuación los acuerdos tomados:

1. Incorporar datos sobre el personal que se dedica a Latindex a tiempo parcial.
   
2. Mantener en el Directorio las revistas inactivas.
   
3. Cambiar el términos “bajas” por la expresión “no vigentes”.
   
4. El informe debe de proporcionar datos globales y parciales, es decir, los datos acumulativos y los datos que corresponden al período concreto objeto del informe anual.
   
5. En relación con el Catálogo, se decide agrupar los datos “históricos” o acumulativos para los siguientes epígrafes / rubros: Número total de títulos analizados, Número total de revistas incluidas en el Catálogo y Número total de revistas que no cumplieron los requisitos mínimos. Los siguientes rubros se considerarán para el período cubierto por el informe (último año): número total de títulos analizados, número total de altas, número total de modificaciones y número total de revistas no vigentes. Los datos históricos figurarán en negrillas y los del año en curso en cursivas.
   
6. Se solicita a la DGSCA, UNAM (México) que el sistema de trabajo permita llevar una contabilidad autónoma desde cada centro de acopio de lo que se ha hecho a lo largo del año. Eso ahora no es posible. Esto permitirá sacar los datos de Julio a Julio y no por años naturales como ahora.
   
7. Desarrollar un mecanismo para la búsqueda en texto libre a partir de los títulos de las revistas, que complemente y enriquezca las posibilidades de búsqueda temática posible hoy a partir del desplegable de temas.
   
8. La comisión de temas estará compuesta por Carmen Urdin (CyT), Susana Maggioli (CyT), Adelaida Román y Mariano Maura (C.Sociales y Humanidades) Manuela Vázquez e Isabel Recavarren (Medicina), Saray Córdoba (Educación) y Gabriela Lopes (Ciencias Puras) y será coordinada por Mariano Maura. La comisión de temas deberá tener carácter permanente (su funcionamiento) y hacer el seguimiento de los desarrollos temáticos necesarios, reservándole un espacio en todas las reuniones anuales.
   
9. Se necesita realizar un trabajo en el desplegable de temas que por una parte mantenga las categorías generales, adecuándolas en lo posible al modelo de Frascati y desglose otros, especialmente aquellos con más cantidad de revistas (se explicita el caso de las Ciencias de la Educación y de la Historia). Tener prevista la incorporación de posibles temas emergentes. Limitar el número de términos del desplegable. Marcela Aguirre enviará el avance del proyecto de grandes disciplinas de CONICYT, para partir de él.
   
10. Se confirma la conveniencia de incluir, al módulo de administración del Catálogo, todas las revistas que se evalúan para que puedan luego aparecer en “no calificaron” y poder conocer el total de revistas analizadas y el porcentaje de ellas que no calificaron.
    
11. En el apartado del Cuestionario relativo a la difusión de Latindex, tener en cuenta que los investigadores / profesores están incluidos en el epígrafe “editores”. Se deben hacer constar tanto las publicaciones sobre Latindex como los foros, reuniones internacionales, congresos, etc. en los que se hayan presentado los productos o trabajos Latindex.
    
12. Se crea una comisión permanente que realizará la revisión y compilación de las bases de datos internacionales. Estará formada por: Manuela Vázquez, Cecilia Mabragaña, Octavio Alonso, Isabel Recavarren y Jesús Jurado.
    
13. En relación con el desplegable de Bases de Datos se decide lo siguiente: Suprimir Directorios y repertorios; cada país debe de decidir qué bases de datos nacionales deberán estar incluidas; suprimir el Bulletin Signalétique (ya no se edita); desarrollar las siglas; añadir SciELO; elaborar un documento anexo con la descripción de cada una de las Bases de Datos; incluir enlaces desde Latindex a aquellas Bases de Datos con las que haya acuerdo para que nos faciliten listados actualizados de las revistas que recogen.
    
14. Se enviará a los centros de acopio, con plazo de respuesta, una nueva versión modificada del cuestionario que deberá ser cumplimentado de nuevo teniendo en cuenta lo acordado en esta reunión.

Metodología para la valoración de las revistas electrónicas

Se aclara que el Índice de Recursos Electrónicos recoge de manera automática las revistas que tienen la URL en el campo 856 del Directorio. Hoy algunas de las direcciones URL que no llevan a conectar con el texto completo de las revistas sino con otras informaciones del editor, sumarios, etc. Esto conviene corregirlo. El Índice no es pues selectivo, pero solo debe recoger direcciones que lleven a los textos completos de las revistas.

Se trata ampliamente sobre los criterios que deberán definirse para calificar las revistas en formato electrónico e incluirlas en el Catálogo. Finalmente se llega a los siguientes acuerdos:

15. Se mantendrán las versiones impresa y electrónica de la misma revista. Es decir, se harán dos registros diferentes.
    
16. Se ajustarán los 33 criterios definidos para adecuarlos a las revistas electrónicas
    
17. Se definen como características básicas las siguientes:
    La entidad editora, de toda solvencia, debe de figurar en la homepage, con su correo electrónico.
    Un año mínimo de antigüedad (o las tres primeras entregas si es anual)
    Al menos el 40% del contenido debe de ser de interés científico o técnico Identificación de los autores (Nombre y Apellido) Mención del Director o responsable científico URL de la revista.
    
18. Se definen como características relativas a la presentación, específicamente para revistas electrónicas, las siguientes:
    Navegación y funcionalidad
    Declaración de periodicidad o en caso de periodicidad continuada, número mínimo de trabajos publicados por año
    Enlace/Acceso a los artículos publicados en números anteriores
    Membrete bibliográfico al inicio del artículo
    Sumario de la última entrega así como de los números anteriores
    Afiliación de los autores y dirección electrónica de los mismos
    Fecha de recepción y aceptación de los originales
    
19. Se definen como características de gestión y política editorial las mismas que están definidas para las revistas convencionales.
    
20. Se definen como características relativas a los contenidos para las revistas electrónicas, además de los criterios aprobados para las revistas convencionales, los siguientes específicos:
    
    Metaetiquetas Dublín Core en la página de presentación de la revista (código fuente) Presencia/disponibilidad de algún motor de búsqueda Servicios de valor añadido (alertas, foros, guías de enlaces, etc..)
    
    
21. En total para las revistas electrónicas se han definido 33 características o criterios de calidad editorial. Las condiciones para calificar en el Catálogo son pues las mismas que las revistas convencionales: cumplir un mínimo de 25 características, incluidas las 6 básicas.
    
22. Se decide hacer una prueba piloto para comprobar la validez de los criterios acordados. Esta prueba deberá hacerla cada país con un número de 5/10 revistas de disciplinas variadas. Se analizarán sólo para esta prueba las que no tienen versión papel. Esta prueba debería estar finalizada y sus resultados disponibles en Enero. Los resultados de esta prueba habrán de remitirse a la comisión de revistas electrónicas.
    
23. Se crea una comisión para las revistas electrónicas formada por Cecilia Mabragaña, Susana Maggioli, Adelaida Román, Jesús Jurado y Marcela Aguirre. La comisión deberá proponer notas de alcance para aclarar la aplicación de los nuevos criterios definidos para las revistas electrónicas.
    
24. A la vista de los resultados de la prueba, la comisión deberá proponer modificaciones o ratificar los criterios definidos.
    
    
Proyecto OEA. Edición de un CD Rom Latindex. Talleres para editores científicos
Octavio Alonso informa que en Diciembre de 2004 finalizará el Proyecto OEA actualmente en vigor. Este proyecto solo incluye a seis países y no hay posibilidad de extender sus efectos a los nuevos países incorporados a Latindex con posterioridad a su aprobación. En 2004 existe la posibilidad de presentar una extensión, pero incorporando proyectos nuevos, originales y novedosos.

Se propone una comisión o grupo de trabajo que elabore una propuesta de desarrollo de Latindex para presentar a la OEA. Se abre un turno de propuestas y se aportan diversas ideas que la comisión específica deberá trabajar. Más adelante, Cecilia Mabragaña y Octavio Alonso son mencionados como grupo de trabajo ante el proyecto OEA.


Octavio aclara que hay en este momento, dos compromisos firmes con OEA: 1. La impresión de un CD con el Catálogo Latindex (para lo que se cuenta con 7,000 USD$ a ser ejecutados a lo largo de 2004). 2. Un taller (o más) para editores científicos (para lo que se cuenta con 14,000 USD$, a ser ejecutados a más tardar en marzo/abril de 2004).


El Catálogo Latindex en CD-ROM


El CD deberá estar listo en 2004 y como fecha tope sin posibilidad de prórrogas, debe de estar en la calle para diciembre de 2004. Si no está en esa fecha, el dinero se perderá.

Se acuerda que la DGSCA de la UNAM elabore el CD y que la venta se haga en las instituciones miembro de Latindex. Sería muy interesante que pudiera estar disponible para la IFLA 2004. Los que no se vendieran en este congreso, serían entregados a los socios para su venta. Los beneficios se distribuirían entre todos los socios que aportaron información.


Acuerdos


Se aporta la idea de intentar conseguir un copyright internacional (WIPO) para Latindex. Cecilia Mabragaña se compromete a informarse de este extremo.

Los países deben de hacer esfuerzos para incorporar revistas al Catálogo, ya que, hasta el presente, en el Catálogo sólo hay revistas de 10 países.

En relación con la elaboración del CD, el plazo último para la actualización del Catálogo es finales de marzo de 2004. Esta fecha tope es necesaria para llegar a tiempo con el CD al Congreso de IFLA.
Taller para editores
Para el Taller de editores hay disponibles 14.000$USD. Pueden celebrarse dos cursos para 20/40 editores en cada uno, o bien, preparar un taller para especialistas que sirva para formar instructores que puedan luego desarrollar los talleres en cada país. Podría pensarse en cursos virtuales. Para este tema también debería formarse un grupo de trabajo. Cecilia Mabragaña informa de que el CAICYT ofrecerá en Valparaíso un taller en Enero de 2004. Por su parte Sueli Maffia comunica que el IBICT tiene un software para administrar "Ciencia da Informação" que es libre y puede utilizarse.
 Acuerdos:



Aplicar el curso del CAICYT como punto de partida. La propuesta acordada incluye los siguientes puntos:
a. Ofrecer acceso al módulo del curso CAICYT y enviar recomendaciones y comentarios a Cecilia antes de finalizar Diciembre de 2003.
b. Costa Rica lo enriquecería desde el punto de vista pedagógico antes de marzo de 2003.
c. Cada país lo pondría en una plataforma propia o se pondría en la de Latindex para poderlo usar en cada país
d. Cecilia y Octavio coordinarían el curso y el programa total
e. Los temas de derecho de autor deberán adaptarse a la legislación de cada país
f. El módulo de CAICYT estaría disponible a principios de noviembre
g. La solicitud de fondos para la aplicación del taller deberá hacerse a México dos meses antes del curso
Costa Rica, Colombia y Nicaragua han manifestado interés para ofrecer el curso en su país. México fijará ciertas normas a las que deberán atenerse los países.
Módulo de editores en la página Latindex
Durante este año ha estado funcionando un módulo diseñado ex profeso para que los editores actualicen los datos de sus registros, solo para México. El resultado ha sido positivo. Se plantea ahora extender el uso de este módulo a los demás países.
El módulo de editores funciona sólo para actualizar algunos campos de los registros del Directorio. La información no se actualiza directamente sino que debe de ser validada por el responsable de la institución o centro de acopio. Este módulo puede también comunicar revistas de nueva aparición. Pero de momento esta última función no ha sido puesta a punto.
Acuerdo:
Se acuerda que el módulo “contacto con editores” esté disponible para todos los países y DGSCA, UNAM (México) se compromete a que esté disponible para todos a finales de enero de 2004. La noticia se comunicará en el apartado de “Novedades” de la homepage de Latindex.
Índice de recursos electrónicos
Este producto, creado en 2002, se alimenta de manera automática de la información del Directorio, tomando la URL de la revista a texto completo cuando esta información está presente. El Índice es, como el Directorio, de carácter no selectivo.
La URL que se haga constar debe remitir a la página específica de la revista disponible en texto completo, no a la página editorial de la revista, la universidad o biblioteca relacionada.
En el momento actual hay mezcladas en el Índice, URL que dirigen a otras informaciones editoriales pero no al texto completo.
Acuerdos:
Todos los países deben, en el menor plazo posible, revisar sus registros a fin de asegurar que las direcciones recogidas en el Índice dirijan exclusivamente a los textos completos de las revistas

Se decide cambiar el nombre del campo “enlace” por “URL” (campo 856). El campo denominado hasta ahora “URL” pasará a titularse “Enlace electrónico parcial”. Se debe hacer constar además información sobre la cobertura temporal, el tipo de acceso (libre o restringido) y el formato de salida ( PDF, HTML)
Sustentabilidad de Latindex
Se aborda bajo este epígrafe el futuro de Latindex y la necesidad de garantizarlo buscando para ello todos los apoyos necesarios. Se habla de la necesidad de buscar fuentes alternativas de financiamiento, así como una mayor proyección internacional.
Desde esta perspectiva el congreso de IFLA en Agosto de 2004 ofrece un inestimable escenario para dar difusión a nuestros productos y también para hacer contactos interesantes que abran puertas a colaboraciones nuevas en el futuro.
En este sentido se habla de la necesidad de reforzar nuestros lazos con algunas organizaciones y muy en particular con INASP. Es importante que no olvidemos invitar a nuestra próxima reunión anual a Carol Priestley.
Es necesario que cada miembro busque en su país colaboraciones nuevas con organismos que puedan apoyar nuestro proyecto. Por otra parte también es necesario pensar en proyectos y productos nuevos o modificados y enriquecidos que puedan ser ofertados y en su caso financiados. A título de ejemplo se menciona la creación de “espejos” en algunos países, la incorporación a Latindex de un módulo estadístico que permita aportar datos explotables, así como enriquecer en lo posible la hipertextualidad del sistema, etc.
También es de suma importancia lograr que los países latinoamericanos que aún no están presentes en Latindex se asocien. A este respecto Nicaragua está pensando en organizar una reunión de organismos de Ciencia y Tecnología de los países de América Central, en octubre o noviembre próximo en México. También deberán realizarse gestiones tendientes a incorporar a Paraguay (único país de América del Sur que no está asociado), así como dar seguimiento a Bolivia.
Preservación del conocimiento
Octavio Alonso informa que al momento actual están almacenadas y accesibles para consulta en el sitio web de Latindex, las actas de las ocho reuniones celebradas. Con ello se da un buen respaldo documental a la evolución del Sistema. Igualmente están almacenados los respaldos tecnológicos y las bases de datos elaboradas. Marcela Aguirre advierte sobre la inseguridad del sitio y solicita que los mecanismos para garantizar mejor la seguridad se incluyan en el proyecto que se prepara para la OEA, al igual que el archivo a largo plazo.
Encuesta sobre los revisores/censores
Cecilia informa de una iniciativa de mucho interés que se ha llevado a cabo en algunos países de la Comunidad Europea, consistente en una encuesta dirigida a los editores científicos sobre los sistemas de evaluación por pares para la selección de originales a publicar. La encuesta la aplicó en Europa el ICSTI. Parece que ha sido traducida y que se pondrá a disposición de Latindex. Argentina ya la tiene y la ha enviado a los editores habiendo hasta el momento recibido bastantes respuestas.
Acuerdo:
Argentina va a poner a disposición la encuesta, a todos los países Latindex, para que se envíe a todos los editores, tengan o no un sistema de revisores. Con ello se podrán obtener informaciones muy interesantes y comparar las diferentes situaciones entre países.
Próxima reunión
Acuerdos:
Costa Rica se ofrece para organizar y albergar la próxima reunión (X) del Sistema Latindex, que se celebrará hacia el mes de Noviembre de 2004.

Uruguay se ofrece para ser sede de la reunión que habrá de celebrarse en el 2005.

Madrid, 31 de Octubre de 2003.

Relatores:

Mariano Maura
Isabel Recavarren
Saray Córdoba

Revisores:

Adelaida Román
Octavio Alonso
Marcela Aguirre
Ana María Cetto
Jesús Jurado

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