XII REUNION TECNICA DEL SISTEMA LATINDEX México D.F., México Relatoría y acuerdos de la reunión 18, 19 y 20 de octubre de 2006 Presidenta Ana Maria Cetto Directora General Adjunta, OIEA-Austria Coordinador José Octavio Alonso Gamboa Dirección General de Bibliotecas, UNAM – México Participantes por países: Ana Maria Flores CAICYT, CONICET - Argentina Beatriz Calleja CAICYT-CONICET - Argentina Roberto Zambrana Flores Director Programa UMSATIC, UMSA - Bolivia Marcela Aguirre Departamento de Información de CONICYT - Chile Angela Patricia Bonilla Ramírez Jefe de División de Ciencias, Cultura y Comunicación - Colombia Saray Córdoba González Universidad de Costa Rica - Costa Rica Marilis Ramos Roque IDICT, Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnológica - Cuba Elea Giménez CINDOC – CSIC - España Carmen Urdin Caminos Jefa del Servicio de Distribución de Bases de Datos CINDOC - CSIC - España Adelaida Román Román CINDOC - CSIC - España Antonio Sánchez Pereyra Depto. de Bibliografía Latinoamericana, DGB, UNAM - México Clara López Guzmán Coordinadora de Publicaciones Digitales DGSCA, UNAM - México Miguel Ángel Mejía Argueta Depto. Programación, DGSCA, UNAM - México miguel.argueta@servidor.unam.mx Liliana Andrea Sánchez Islas Editor Asociado, DGB, UNAM - México Octavio Castillo Sánchez Sistema de Biblioteca de la Universidad de Panamá - Panamá Maria de Rosario Costa Fundação para a Ciãncia e a Tecnologia - Portugal Snejanka Penkova Directora de Biblioteca Universidad de APEC – República Dominicana Agenda de la reunión Miércoles 18 de octubre
1)
Elección de moderadores y relatores de la reunión
2)
Discusión y aprobación de la agenda
3)
Lectura de la relatoría de la XI Reunión de La Paz, 2005
4)
Discusión de puntos cumplidos y pendientes respecto de la agenda 2005
5)
Informes de actividades por país Jueves 19 de octubre
6)
Sitio web de Latindex
7)
Innovación tecnológica de Latindex: OAI, Metadatos
8)
Proyectos ante OEA y CYTED
9)
Revistas electrónicas y el Catálogo Latindex
10)
Revistas latinoamericanistas en Latindex Viernes 20 de octubre
11)
Intercambio de recursos de información entre socios
12)
Vínculos con otros organismos o sistemas: ISSN, INASP, ICSTI, DOAJ, SciELO, RedALyC, etc.
13)
Informe reunión de directores ISSN
14)
Sede de la reunión 2007
15)
Acuerdos y relatoría Reunión Técnica de Latindex Se inicia la sesión con palabras de bienvenida por parte de 1) Elección de moderadores y relatores de la reunión. Se eligió como moderadores para la reunión a Roberto Zambrana Flores de Bolivia y a Marcela Aguirre de Chile y como relatores a Beatriz Calleja de Argentina y Miguel Ángel Mejía Argueta de México. 2) Discusión y aprobación de la Agenda. Se da lectura a la agenda y se propone agregar un punto sobre el futuro de Latindex. José Octavio Alonso Gamboa informó que no pudieron asistir a la reunión: Ricardo Crisafulli Rodríguez de Brasil; por motivos de salud, Michéle Bincaz de Toulouse, Francia por motivos de salud de su esposo; Carlos Suárez de Puerto Rico, por problema de visado; Rocío Jaramillo de Ecuador, por imposibilidad para salir del país; y finalmente, Isabel Recavarren de Perú y Susana Maggioli de Uruguay por no contar con apoyo financiero de sus respectivos países. Asisten por primera vez Marilis Ramos Roque de Cuba, Maria de Rosario Costa de Portugal y Snejanka Penkova de República Dominicana. 4) Revisión de los acuerdos que constan en En relación a los acuerdos tomados en la XI Reunión se da la siguiente información: Acuerdo 1 Ana María Flores, comenta que tuvo que volver a investigar los registros de Paraguay, pues si bien en el año 2004 se investigaron 23 títulos, no se pudieron subir por no tener los permisos necesarios para hacerlo. Finalmente se ingresaron 3 títulos debido a que desde el año 2004 no se habían registrado modificaciones y seguían en línea los mismos números investigados para esa fecha, además de que no se pudo determinar si las colecciones continuaban abiertas. Respecto al ingreso de títulos al Catálogo, no se han podido evaluar las colecciones en línea porque sólo conservan el último ejemplar y habría que solicitar los otros números por correo electrónico. Ana María envió una nota a Acuerdo 2 Se cumplió; Saray Córdoba González plantea qué hacer en el caso de una revista electrónica, cuyo servidor está en Estados Unidos pero que cuenta con parte de su Consejo editor en Costa Rica. Se determina que se trata de un “híbrido”, pero dado que su ISSN (International Standard Serial Number) es de Costa Rica corresponde que ellos la ingresen. En el caso de presentarse una situación similar, pero con ISSN de un país no miembro de Latindex, México será el encargado de ingresar la publicación Acuerdo 3 Cumplido. Acuerdo 4 Antonio Sánchez Pereyra comenta que se renovaron los contratos de ISSN y que se eliminó en dicho contrato el párrafo referido al pago. Angela Patricia Bonilla Ramírez indica que sólo se eliminó esto en un párrafo, pero queda otro donde se sigue mencionando el cobro. A pesar de ello se están haciendo los trámites correspondientes en Colombia, Uruguay, Costa Rica y México. Venezuela y Perú, decidieron no firmar por problemas con sus respectivos departamentos contables y jurídicos. En el caso de Cuba, se está analizando el contrato en el área jurídica de ese país, el trámite se encuentra avanzado. En Bolivia, el Departamento Jurídico objetó el párrafo donde se sigue mencionando el tema del pago. Roberto Zambrana Flores solicita una nota de Antonio Sánchez Pereyra donde se aclare que no se requiere ningún pago. José Octavio Alonso Gamboa informa que el contrato es solo una mera formalidad y que México ya está haciendo uso del acceso en línea. Snejanka Penkova indica que República Dominicana está interesada en obtener esta licencia y espera que su rector apruebe la solicitud. También manifiestan su interés Octavio Castillo Sánchez y Maria de Rosario Costa. José Octavio Alonso Gamboa ofrece entregar la nota solicitada por Roberto Zambrana Flores a los países que la necesiten. Ana María Flores, sugiere que se haga un contrato macro del ISSN para los países de América Latina y José Octavio Alonso Gamboa solicita que cada país insista directamente con la oficina de ISSN de París sobre sus accesos. Ana María Cetto indica que es una buena idea, pero hay que ver si el ISSN Internacional lo aceptará, pues cada país es quien debe hacer la presentación. Acuerdo 5 Cumplido. El 27 de febrero de 2006 se envió el perfil de la persona que se contratará. El tema del nuevo servidor ya está resuelto. Acuerdo 6 Marcela Aguirre indica que necesita colaboración para continuar trabajando en el glosario. Se decide iniciar utilizando el documento de buenas prácticas que ha realizado España. Se solicita a Marcela Aguirre que realice un listado inicial. Trabajarán con ella Clara López Guzmán, Elea Giménez, Carmen Urdin Caminos y Snejanka Penkova. Acuerdo 7 En relación al sitio espejo de Latindex en Brasil, Miguel Ángel Mejía Argueta se compromete a retomar el tema con Ricardo Crisafulli Rodríguez para confirmar la continuidad del trabajo. También elaborará un documento para España con todas las especificaciones técnicas y las ventajas para el usuario con el objeto de que evalúen la posibilidad de instalar el espejo allí. En caso que ni Brasil ni España puedan instalar el sitio espejo, Beatriz Calleja ofrece averiguar la posibilidad de instalarlo en Argentina. Acuerdo 8 Están listas las traducciones al inglés y al portugués, siendo esta última muy exhaustiva, pues se tradujeron incluso las relatorías. Se decide que a finales de noviembre se publiquen los documentos traducidos. Miguel Ángel Mejía Argueta coordinará las correcciones. Acuerdo 9 Ana María Cetto ofrece rehacer la carta con datos actualizados por parte de todos los socios de Latindex y hacerla circular. Acuerdo 10 Cumplido. Acuerdo 11 En relación al Premio TWAS (Academy of Sciences for the Developing World) -Latindex, Ana María Cetto comenta que no se ha logrado un acuerdo. Una opción sería averiguar en Acuerdo 12 Los manuales deberán de estar listos para enero de 2007. Acuerdo 13 Está pendiente. Se debe enviar a Antonio Sánchez Pereyra la información para que con Miguel Ángel Mejía Argueta revisen cómo se puede agregar al sistema. Acuerdo 14 Está pendiente. Como parte del glosario se debe aclarar qué es comité editorial y comité científico, así como las semejanzas lingüísticas entre los países. Saray Córdoba González coordinará el grupo de trabajo integrado por Marcela Aguirre, Ana María Flores y Elea Giménez. Se propone realizar una encuesta para que todos puedan aportar sus experiencias. Acuerdo 15 Antonio Sánchez Pereyra recibirá los listados de bases de datos que se deban incorporar a la página de Latindex junto con el que le entregara Adelaida Román Román. Acuerdo 16 Cumplido. Se seguirá prestando el servicio. Acuerdo 17 Cumplido. Se seguirá prestando el servicio. Acuerdo 18 Cumplido. Se sigue corrigiendo. Acuerdo 19 Pendiente. Retomarán la propuesta Antonio Sánchez Pereyra y Marcela Aguirre. Acuerdo 20 En relación a la bibliografía, esta deberá ser una actividad permanente, donde los coordinadores de cada país se responsabilizarán de enviar dicha información a Antonio Sánchez Pereyra, quien luego se la proporcionará a Miguel Ángel Mejía Argueta para que la suba a la página de Latindex. Acuerdo 21 Cumplido. Acuerdo 22 Se inició a trabajar con las revistas de Redial, ya se ingresaron 2 publicaciones. Acuerdo 23 España asumió un desconocimiento sobre dicha propuesta y acuerda intentar contactar otras hemerotecas y otras revistas (títulos y colecciones, centros, redes) latinoamericanistas que no estén en Redial. José Octavio Alonso Gamboa se encargará de contactar colecciones de revistas norteamericanas o bases de datos que incluyan estudios latinoamericanistas. Acuerdo 24 Cumplido. Acuerdo 25 Se está trabajando en este punto. Todas las relatorías se pondrán en una sección de la página Latindex. Acuerdo 26 Basados en la experiencia, se determina que es más útil una lista de discusión que el Foro, por lo tanto se eliminará la sección de los foros y se creará una lista de correo latindex@servidor.unam.mx Acuerdo 27 Cumplido. Se cuenta con la presencia de representantes de Panamá y República Dominicana. Acuerdo 28 Octavio Castillo Sánchez hizo contacto con representantes de algunos países interesados en integrarse a Latindex, los más interesados fueron Guatemala y Honduras. Del 3 al 9 de marzo de 2007 se realizará una reunión donde participarán 17 directores de sistemas de bibliotecas. Invitarán a Saray Córdoba González para que asista en representación de Latindex. Punto 29 Cumplido. Punto 30 Cumplido. Punto 31 Ana Maria Cetto no recibió respuesta de la invitación que le hizo a Anna Maria Prat para que coordinara el proyecto que se preparará para el CYTED (Programa Iberoamericano de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo). Marcela Aguirre, se pondrá en contacto con ella para consultarle. Acuerdo 32 Cumplido. Acuerdo 33 En cuanto a la normalización de los contactos, Clara López Guzmán propone la creación de una base de datos, la cual cuente con una pantalla a través de la cuál cada país puede actualizar su información. Acuerdo 34 Cumplido. Acuerdo 35 La reunión sobre la Hemeroteca Virtual Iberoamericana no se pudo realizar por problemas de logística y financiamiento. Acuerdo 36 Cumplido. Acuerdo 37 Se envió información, pero no se avanzó en este proyecto. Acuerdo 38 No se realizó la gestión con ICSTI (International Council for Scientific and Technical Information) por falta de fondos. Debido a que los costos de suscripción son muy elevados, se evaluará si es factible dicha gestión así como los beneficios que reportaría a Latindex unirse a ICSTI. Acuerdo 39 Los foros fueron creados, pero no funcionaron. Se decide eliminarlos. Acuerdo 40 El foro no funcionó. Se decide eliminarlo. Acuerdo 41 Miguel Ángel Mejía Argueta informa que el sistema ya genera las estadísticas. Las fechas de alta que antes no se preservaban, ahora si lo son. Se decide crear una liga desde la página para que todos los usuarios puedan acceder a dicho módulo. Acuerdo 42 Cumplido, pero se redefinirá su uso. Acuerdo 43 Cumplido.
5)
Informe de actividades por país. El informe presentado por cada uno de los países se presenta como Anexo I a esta relatoría.
6)
Sitio web de Latindex Se suma a la reunión Lizbeth Luna González que tiene a su cargo el diseño de la página Web. Surgen distintas propuestas y pedidos para modificar la página:
Clara López Guzmán sugiere que una vez evaluadas las propuestas de rediseño de la página por el equipo encargado de dicha tarea, éstas deberán ser enviadas a todos los países miembros para que las aprueben antes de llegar a la próxima reunión. Adelaida Román Román solicita se tomen en cuenta las observaciones que ella aportó:
Para resolver la búsqueda de aquellas revistas que son puramente electrónicas se propone incorporar al formulario de búsqueda avanzada la opción de cruzar la búsqueda con las revistas que tienen URL con el objeto de recuperar aquellas que son puramente electrónicas. Ana María Cetto considera que hay que hacer modificaciones al formulario de informe anual y homologar la información reportada para el Índice de recursos electrónico con el reporte de Directorio y Catálogo. Adelaida Román Román indica que no se respondió el punto referido al impacto de Latindex en cada país. En relación al impacto de Latindex en cada país, Ana María Flores comenta que para la selección de revistas que constituirán el Núcleo Básico de Revistas Argentinas, es requisito el cumplimiento de los parámetros de Latindex. Angela Patricia Bonilla Ramírez indica que en Colombia las publicaciones primero son indexadas nacionalmente y luego las evalúan para Latindex.
7)
Innovación tecnológica de Latindex: OAI, Metadatos Clara López Guzmán muestra como está posicionado Latidex en google: 61 páginas web ligan a www.latindex.org 758 páginas web ligan a www.latindex.unam.mx Posteriormente, Clara López Guzmán hizo una presentación de OAI-PMH, sistema que permite definir un mecanismo para recolectar registros de metadatos de repositorios, indica que actualmente en Latindex no se visualiza que revistas son OA (Open Access). Angela Patricia Bonilla Ramírez propone que cada revista declare si es OA. Para esto Latindex debería definir que entiende por OA basándose en la iniciativa de Budapest. Ana María Cetto comenta que es una iniciativa muy ardua pero importante de explotar. Proponer avanzar por pasos, establecer etapas para llegar a que Latindex se convierta en un buscador redefiniendo el índice electrónico como un portal de acceso. Roberto Zambrana Flores propone trabajar en un proyecto a 3 ó 4 años y que para financiar esta iniciativa se haga una presentación al SIDA de Suecia. Se forma un grupo de trabajo encabezado por Roberto Zambrana Flores, con Elea Giménez y con el equipo de la DGSCA.
8)
Proyectos ante OEA y CYTED Ana María Cetto comenta que habló con la representante del CYTED de México, pero que en este momento ésta no es una buena opción, pues demandaría mucho trabajo con pocas oportunidades de éxito. En cuanto al Departamento de CyT de la OEA y el Programa de apoyo, sí se podría hacer una presentación. Marcela Aguirre ofrece participar en ese proyecto. Se acuerda trabajar en la definición de visión, objetivos y estrategias de Latindex para los próximos cinco años y a partir de ella realizar las solicitudes de apoyo. Clara López Guzmán propone realizar un trabajo sobre el 10º aniversario de Latindex. Participarán Adelaida Román Román, Marcela Aguirre y Antonio Sánchez Pereyra en esta propuesta.
9)
Revistas electrónicas y el Catálogo Latindex Ana María Cetto sugiere que una de las preguntas que se deberían agregar en el informe es ¿Se están empleando los parámetros para la evaluación de las revistas en su país? Adelaida Román Román comenta que en España también incluyen los criterios de Latindex en la evaluación de revistas nacionales; Carmen Urdin Caminos indica que las revistas mencionan su pertenencia a Latindex. Clara López Guzmán indica que sería bueno tener algunos indicadores para evaluar el Sistema informático, lo que permitiría tomar la decisión de donde sería más conveniente contar con el sitio espejo. Ana María Flores comenta que algunos editores no comprenden qué es el folio, por lo que sería útil incluir un mensaje de ayuda. Carmen Urdin Caminos pregunta si se puede saber cuantos editores están usando el módulo para editores. Miguel Ángel Mejía Argueta le responde que no. Snejanka Penkova comenta que los editores en República Dominicana le preguntaron si es posible saber cuando una revista del directorio era arbitrada. La respuesta es negativa. En relación a los distintos tipos de revistas, se acuerda invitar a expertos para evaluar cómo clasificar a las revistas científicas, técnicas y de divulgación y cuál será la inclusión de estas últimas en Latindex. También se estudiará en cada país cuántas revistas técnicas están incluidas en el Catálogo y qué parámetros no cumplen para crear una comisión que las analice. Ana María Cetto indica que hace falta una definición de los objetivos que persiguen esas revistas. José Octavio Alonso Gamboa propone tomar la definición de los propios editores. Angela Patricia Bonilla Ramírez sugiere se consulten los documentos que Colciencias ha generado sobre este tema.
10)
Revistas latinoamericanistas en Latindex José Octavio Alonso Gamboa se encargará de contactar revistas norteamericanas latinoamericanistas que pudiesen ingresar a Latindex.
11)
Intercambio de recursos de información entre socios Adelaida Román manifiesta que Latindex debe ser un Portal de referencia. Falta conocimiento de lo que cada Institución miembro está haciendo. Se propone hacer un inventario de los recursos de cada país relacionados con Latindex para poder colgar de la página documentos que sea de utilidad para todos. Saray Córdoba González apoya la idea, menciona que así los más débiles podrán nutrirse de lo que las Instituciones más avanzadas realizan. Adelaida Román sugiere realizar un cuestionario corto para realizar el inventario de recursos por país, para luego definir que información sería de uso interno y cual podría darse a conocer.
12)
Vínculos con otros organismos o sistemas: ISSN, INASP, ICSTI, DOAJ, SciELO, RedALyC, etc. Ana María Flores esta interesada en establecer una política dirigida a los países de América Latina y el Caribe que no participan activamente en el ISSN. Argentina hará la traducción del Manual del ISSN para presentarlo en la reunión del 2007 de Directores de Centros Nacionales de ISSN que se realizará en Buenos Aires. Marcela Aguirre agrega que el ISSN está realizando grandes cambios para lograr una mayor integración e intercambio con otras instituciones. Se indica la importancia de que representantes de Latindex participen en la próxima reunión de ISSN y viceversa. En relación a la obligatoriedad de incluir el ISSN, como requisito básico en Latindex Ana María Cetto sugiere que se realice en principio una campaña preparatoria entre los editores sobre esta obligatoriedad. Se acuerda que si una revista se edita en papel y en línea pero tiene un solo ISSN, se utilicen dos registros para su ingreso. En relación al INASP (International Network for the Availability of Scientific Publications) y la financiación recibida, Beatriz Calleja realizará una evaluación del Curso Virtual para Editores Científicos que se está llevando a cabo y que fue organizado por el CAICYT. Roberto Zambrana Flores comenta que el Curso presencial para Editores se realizará en Bolivia los primeros días de diciembre. Se propone hacer una nueva presentación al INASP solicitando fondos para un nuevo curso presencial a dictarse en Panamá (Octavio Castillo Sánchez consultará a las autoridades de su Institución la posibilidad de realizarlo en ese país) una segunda edición del Curso virtual a cargo del CAICYT y apoyo para la realización de la XIII Reunión Técnica de Latindex del 2007. En relación a los cursos impartidos por el Sistema Latindex, se solicita que el contenido de los mismos pueda ser consultado posteriormente desde la página de Latindex. Beatriz Calleja manifiesta la importancia que la capacitación se convierta en un punto fuerte y continuo dentro de los servicios que brinda Latindex.
13)
Informe reunión de directores ISSN Tratado junto al punto 12
14)
Sede de la reunión 2007 Marcela Aguirre ofrece que Chile sea sede de la próxima reunión. Beatriz Calleja reitera el ofrecimiento hecho el año pasado para que Argentina sea la sede. Teniendo en cuenta que la Reunión de Directores Nacionales de ISSN se realizará en el mes de septiembre en Buenos Aires y que esto representa una oportunidad inmejorable para que ambas reuniones se realicen una a continuación de la otra, permitiendo la participación de representantes de ambas instancias en las dos reuniones. Se agradece el ofrecimiento de Chile y se acuerda que Argentina sea la sede de la XIII Reunión Técnica de Latindex en el 2007.
15)
Acuerdos y relatoría ACUERDOS EMANADOS EN EL 2006
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